11 astuces pour mieux utiliser le courrier électronique

#1 – Je m’interroge sur la pertinence du canal utilisé.

Nous avons tendance à envoyer spontanément un courriel mais en fonction des situations, d’autres moyens de communication peuvent être plus approprier.

  • La situation complexe/sensible : je privilégie le face à face ou la visio.
  • C’est une urgence ? J’utilise le bon vieux téléphone !
  • Cela ne répond pas ? Un message vocal et un sms peuvent débloqués la situation.

# 2 – Je m’interroge sur les destinataires du message.

  • A : je cible les destinataires principaux
    • CC/Cci : je limite les autres destinataires

# 3 – Je commence à rédiger le courriel

Je l’enregistre dans le dossier « brouillons ». Je mets le(s) destinataire(s) au dernier moment car :

  • cela évite les envois de message incomplets/inachevés
    • cela évite les envois intempestifs/involontaires

# 4 – J’indique de manière explicite l’objet du message

Cela va faciliter le traitement et l’archivage : le temps c’est de l’énergie !

# 5 – Je limite le nombre de pièces jointes envoyées.

Je pense aux alternatives, type liens de partage (dl.free.fr, framadrop.org…)

# 6 – Je veille à envoyer des pièces jointes les plus légères possible.

Je peux compresser mes documents et enregistrer mes images et PDF en basse résolution

# 7 – Je m’interroge sur la pertinence de l’utilisation du « Répondre à tous ».

# 8 – Quand je réponds à un correspondant, je supprime les pièces jointes qui peuvent être attachées au message.

# 9 – Je ne conserve que les courriers nécessaires, et seulement pendant qu’ils le sont. Je fais un tri régulier de ma boîte courriel.

# 10 – Je supprime immédiatement les spams !

Encore mieux, j’installe un anti-spam sur mon ordinateur.

# 11 – A moins que cela ne soit essentiel, je n’imprime pas le courrier électronique !

Merci à Vincent Terny pour cet article !

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